L'étape la plus importante de gérer une entreprise!

Lorsque nous pensons à gérer une entreprise, nous pensons à fournir le(s) meilleur(s) service(s) ou produit(s) à nos clients. C'est la première étape pour bâtir une fondation solide pour l'entreprise. Sans cette étape, vous ne seriez pas en affaires, n'est-ce pas? Maintenant, la prochaine étape consiste à collecter vos prospects/clients et à gagner du terrain en invitant les clients à acheter vos services ou produits en utilisant des stratégies marketing telles que les Google ads, la publicité, les blogs et les publications sur les réseaux sociaux et, pourquoi pas, Tiktok. Une fois que votre entreprise a pris de l'ampleur et que les ventes commencent à rentrer, quelle est la prochaine étape? Peut-être souhaitez-vous embaucher du personnel pour vous aider à gérer le côté opérationnel de votre entreprise, à établir des relations avec les fournisseurs, à accroître l'efficacité de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, à gérer vos projets et/ou peut-être à fidéliser vos clients. Pour certains propriétaires d'entreprise, ce sont des éléments importants de la gestion d'une entreprise, car ils sont les éléments constitutifs d'une entreprise prospère. Ce n'est pas toujours le cas. Lorsque vous regardez en arrière ce dont votre entreprise a besoin et ce que vous voulez, il y a une erreur courante que la plupart des propriétaires d'entreprise font avant de prendre de nouvelles décisions: ils oublient de regarder leurs finances. L'aspect financier de l'entreprise peut être contrôlé facilement au début, vous voyez l'argent entrer et vous voyez l'argent sortir, aussi simple que cela, mais à mesure que l'entreprise se développe, plus il y a de transactions, plus il devient difficile de les suivre. C'est alors à ce moment que tout commence à s'effondrer. Vous voulez embaucher du personnel parce que vous êtes débordé, vous devez acheter des pièces car vous manquez de stock ou peut-être avez-vous besoin d'un nouveau camion car les réparations deviennent trop chères sur l'ancien. Vous avez besoin de ces choses pour continuer, n'est-ce pas? Vous pensez avoir l'argent pour effectuer ces nouveaux achats comme vous le voyez dans votre compte bancaire, mais que se passe-t-il si votre entreprise n'est pas rentable et que tout les fonds provient de prêts, d'avances ou de fournisseurs? De plus, qu'en est-il du timing où l'on dépense de l'argent? Vous avez peut-être de l'argent maintenant pour acheter ce que vous voulez, mais vous avez peut-être oublié quelque chose d'aussi simple qu'un paiement d'assurance. Si vous continuez à dépenser et que le paiement de l'assurance rebondit parce que vous n'avez pas assez d'argent pour couvrir votre paiement, il est clair que vous prenez des décisions à l'aveuglette. C'est là qu'intervient la gestion de la performance. La gestion de la performance vous aidera à prendre le contrôle de votre entreprise. Il vous fournira les outils dont vous avez besoin pour prendre les décisions nécessaires afin de maintenir vos opérations ou d'investir. Analyser vos finances sera l'étape la plus importante dans la gestion de votre entreprise, . Il existe trois outils principaux pour vous donner l'avantage dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise. Vous aurez d'abord besoin d'états financiers internes, en suite d'un budget et des indicateurs de performance clés pour vous donner des objectifs à atteindre.

ÉTATS FINANCIERS INTERNES

La première et la plus importante partie de l'analyse de vos finances sont les états financiers internes. Ils vous donnent des informations passées afin que vous puissiez prendre des décisions futures. Ils sont composés de deux états principaux, l'état des résultats et le bilan. Notez qu'il y a plus que ces deux états financiers, mais pour l'instant, pour garder cela simple, nous allons nous concentrer sur ces deux états.

États des résultats

Les états financiers sont composés d'un état de résultat, où vous pouvez voir le total des ventes moins les coûts. Cela vous donnera le revenu avant impôt. Si vous pensez avoir les compétences nécessaires pour calculer les impôts, vous pouvez ajouter l'impôt pour gagner la visibilitée sur le revenu après impôt, vous aidant à évaluer le montant d'impôt que vous devez payer à la fin de l'année et à avoir une idée de combien l'argent que vous avez vraiment gagné grâce à vos opérations. Dans un premier temps, cela fournira les informations dont vous avez besoin pour augmenter les ventes ou réduire les coûts.

À titre d'exemple, l'utilisation de l'état des résultats est la suivante : Disons que vous avez un revenu net après impôt de 4 000 $/mois. Vous cherchez à embaucher un nouvel employé pour vous aider à augmenter le rendement de production. Si vous embauchez cet personne, vous augmenterez les ventes de 3 000 $/mois mais cet employé vous en coûtera 5 000 $/mois. Avec ces informations, vous savez qu'en ce moment vous faites 4 000 $/mois de profit, n'est-ce pas? Vous savez que cet employé vous coûtera 2 000 $/mois (3 000 $ de ventes - 5 000 $ de main-d'œuvre = une perte de 2 000 $), n'est-ce pas? Ainsi, après impôts, vous aurez un profit de 2 000 $/mois (4 000 $ de profit courant - 2 000 $ de perte). Même si vous perdez un profit de 2 000 $/mois, vous êtes toujours rentable, ce qui vous permet de prendre la décision d'embaucher un nouvel employé. Parce que vous voyez l'impact de votre décision, il sera plus facile d'embaucher ou non le nouvel employé. La décision sera probablement prise en fonction de comment vous avez vraiment besoin de cet employé. Une chose à ne pas oublier lors de la prise de décision, c'est l'aspect non financière. Nous n'aborderons ici que rapidement afin que vous ayez une idée de l'importance des décisions non financières. Pour reprendre mon exemple, disons que vous n'engagez pas ce nouvel employé, vous perdez 5 nouveaux clients. Cinq nouveaux clients qui pourraient potentiellement être des clients récurrents. C'est-à-dire, cinq clients satisfaits qui vous attribuent une note de 5 étoiles sur Google, ce qui vous rapporte 10 ventes potentielles futures. Cela vous aiderait-il à prendre la décision d'embaucher un employé supplémentaire même si votre profit trébuche? C'est l'importance d'examiner les données financières et non financières.

Bilan

Le bilan vous fournit, à une date précise, ce que vous avez, les actifs, ce que vous devez sur ces actifs, les passifs, et ce que vous possédez sur ces actifs, les capitaux propres. En comptabilité, nous regardons le bilan comme une équation Actif = Passif + Capitaux propres, cela signifie que ce que vous avez doit être égal à ce que vous devez et ce que vous possédez ou si vous préférez Actif - Passif = Capitaux propres ce que vous avez moins ce que vous devez est ce que vous possédez. L'un des principaux objectifs du bilan est de vous aider à comprendre ce que vous devez et si vous avez suffisamment de ressources pour payer ce que vous avez emprunté. A titre d'exemple, disons que vous avez 40$ dans votre compte bancaire et que vous devez 60$, alors vous n'avez pas assez de ressources pour payer ce que vous devez. Par conséquent, en tant que gestionnaire, vous n'emprunterez pas d'argent tant que vous n'aurez pas assez de fonds pour payer vos dettes. En règle générale, vous ne pouvez pas vous fier uniquement à un seul ensemble d'informations financières pour prendre une décision. Vous avez besoin de l'image entière. Vous devez savoir si vous êtes profitable grâce à vos opérations et si vous avez suffisamment de ressources pour payer votre dette, si tel est le cas.

BUDGETS

Nous avons discuté de la nécessité d'avoir des états financiers internes, maintenant, vous avez besoin d'un outil pour naviguer les décisions que vous prenez maintenant qui ont un impact sur le future. Bien que les budgets soient de nature complexe, il est important de savoir que les données qui seront utilisées pour établir le budget doivent être le plus précises que possible, mais ne vous inquiétez pas si vous n'êtes pas précis au début, le budget est un art et prend du temps pour bien faire les choses. Plus vous avez d'expérience à gérer votre entreprise, plus il est facile d'établir le budget parfait. L'objectif du budget est, comme je l'ai déjà mentionné, de voir l'impact des décisions que vous prenez maintenant sur l'avenir de l'entreprise. Supposons que vous sachiez que les ventes augmenteront de 5 % et que vos coûts diminueront de 2 % l'année prochaine. Si tel est le cas, lorsque viendra le temps de prendre une décision sur les dépenses, vous ferez de votre mieux pour suivre le budget afin d'atteindre à vos attentes. Cela ne se déroulera peut-être pas comme vous l'aviez prévu, mais vous ferez de votre mieux pour suivre ce que vous avez prévu. Si vous le faites, vous augmenterez vos bénéfices de 3%. Ces 3% seront le fruit de votre prise de décision. Il y a des cas où vous ne pouviez pas prévoir les coûts, le fait que vous sachiez qu'il y a une augmentation de 5% des ventes, peut réduire le stress des coûts supplémentaires imprévus. Au moins, vous avez une vue d'ensemble de vos dépenses lorsque vous utilisez votre budget. Pour accroître l'efficacité du budget, la meilleure façon de l'utiliser est de le comparer aux états financiers courrant. Lorsque vous comparez les chiffres réels aux chiffres budgétés, vous pouvez voir si vous étiez en ligne avec ce que vous vous attendiez. Si vous aviez dévié, vous pouvez toujours ajouter des efforts supplémentaires pour vous remettre en ligne ou vous préparer à ce qui va se passer.

INDICATEURS DE PERFORMANCE CLÉS

Les indicateurs de performance clés sont vraiment utiles pour vous aider à gérer votre entreprise. Vous en avez besoin pour vous donner des objectifs et vous comparer à votre compétition. Vous pouvez disposer de tous types d'indicateurs pour vous aider à gérer votre entreprise, mais ils doivent être utiles. Si vous vous donnez un indicateur inutile, vous perdez simplement votre temps avec cet indicateur. A titre d'exemple, disons que vous voulez une marge brute (ventes moins coût des marchandises vendues) de 50 %, si vous vous donnez cet objectif à poursuivre, vous ferez de votre mieux pour atteindre votre objectif. Mais que se passe-t-il si votre concurrence a un marge brute de 65%? Vous savez qu'il y a quelque chose que vos concurrents font mieux que vous, donc vous réagirez à cette information et trouverez la meilleure façon d'atteindre ou surpasser vos concurrents. Ces indicateurs sont mélangés entre vos états financiers et votre budget. Ils sont là pour vous guider et vous aider à prendre des décisions. Pour récapituler, l'étape la plus importante dans la gestion de votre entreprise consiste à analyser vos finances. Il y a trois outils que vous devriez toujours utiliser, un, des états financiers internes mensuels, deux, préparer un budget et le comparer à vos états financiers et enfin, trois, en utilisant vos indicateurs de performance clés, voir si vous vous comportez selon vos objectifs ou à votre concurence. Tous écarts par rapport à ce que vous attendiez doivent être traité afin que vous puissiez vous aligner à vos objectifs. C'est triste à dire, mais votre entreprise est comme votre santé, lorsque vous dépasez les limites vous doivez suivre un régime, c'est pareil pour votre entreprise. Avoir un régime strict vous aidera à atteindre ces objectifs.